Si può automatizzare il primo sollecito e il promemoria prima della scadenza: sono messaggi uguali per tutti e li scrive meglio una regola che una persona stanca il venerdì. Non conviene automatizzare il sollecito a un cliente grosso o storico: lì serve una telefonata. Il motivo è semplice: un messaggio sbagliato al cliente sbagliato costa più della fattura.
Prendi un'azienda con 8 persone e 120 fatture aperte nel mese. Qualcuno, di solito il titolare o la persona dell'amministrazione, apre l'elenco, trova quelle scadute, scrive o telefona a ognuno. Se per ognuna servono 10 minuti tra ricerca, messaggio e controllo della risposta, sono 20 ore al mese. È una stima mia, ma per la tua azienda la ricavi in due minuti con il calcolatore delle ore perse.
Cosa dice la legge sui tempi di pagamento
Il riferimento è il D.Lgs. 231/2002, che recepisce la direttiva europea sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali. In sintesi, per i rapporti tra imprese il termine ordinario è 30 giorni; si può pattuire fino a 60 giorni, e oltre solo se è scritto e non è gravemente iniquo. Dalla scadenza scattano gli interessi di mora, calcolati al tasso di riferimento della BCE più 8 punti percentuali, e un indennizzo minimo di 40 € per i costi di recupero. Per il tuo caso specifico, conferma con il commercialista: dipende da cosa c'è scritto nel contratto.
Perché ti serve saperlo? Perché un sollecito che cita la scadenza e gli interessi previsti dalla legge è più serio di uno che dice «se puoi». E perché la maggior parte delle PMI non applica mai gli interessi: ma averli nella lettera sposta il tono.
Cosa si automatizza, e cosa no
| Passaggio | Automatico? | Perché |
|---|
| Promemoria 3-5 giorni prima della scadenza | Sì | È cortese, uguale per tutti, e molti pagano senza altro |
| Primo sollecito il giorno dopo la scadenza | Sì | Spesso è una dimenticanza, basta un messaggio breve con il link o l'IBAN |
| Secondo sollecito a 15 giorni | Con controllo | Lo prepara il sistema, lo approva una persona |
| Cliente storico o con contestazioni | No | Serve una telefonata, il tono conta più del tempo |
| Diffida e recupero legale | No | Decide una persona, con il consulente |
Il sistema fa da promemoria, non da esattore. Prima di mandare qualunque cosa deve poter controllare che la fattura non sia già stata pagata, altrimenti scrivi a un cliente puntuale «hai un pagamento scaduto» e hai perso più di quello che hai risparmiato.
Cosa serve davvero per farlo
- Un elenco delle fatture con scadenza e stato (pagata o no) che sia aggiornato, anche solo un foglio ordinato. Senza questo, nessuna automazione funziona.
- Un canale: email per la maggior parte dei casi, WhatsApp se i tuoi clienti rispondono lì.
- Tre testi brevi, scritti da te, con il tuo modo di parlare.
- Un modo per fermare i messaggi quando il cliente ha già risposto o contestato.
Se la tua amministrazione oggi è un foglio Excel con colonne che non si aggiornano mai, la prima cosa da sistemare non è l'automazione: è l'elenco. Anche per questo conviene seguire l'ordine che descriviamo in quali attività automatizzare per prime, e fare i conti prima di spendere, come in quanto costa davvero automatizzare un processo.
Quando non vale la pena
Se mandi 10 fatture al mese e tre clienti pagano in ritardo, un promemoria sul calendario del telefono ti costa zero e fa lo stesso lavoro. L'automazione comincia a convenire quando i solleciti sono decine al mese e a farli è una persona che avrebbe altro da fare. Se vuoi capire da che parte stai, il calcolatore ti dà un'idea in due minuti.
Domande frequenti
Un sollecito automatico ha valore legale?
Un'email o un messaggio normale non è una messa in mora formale, ma è una prova che hai avvisato. Per la diffida vera serve PEC o raccomandata, e in quel caso decide una persona con il consulente.
Posso chiedere gli interessi di mora a un cliente?
Per i rapporti tra imprese sì, secondo il D.Lgs. 231/2002, salvo diversa pattuizione valida nel contratto. Molti non lo fanno per non rovinare il rapporto: puoi scegliere di citarli solo dal secondo sollecito.
Meglio WhatsApp o email per un sollecito?
L'email lascia una traccia ordinata e va bene tra aziende. WhatsApp ha più risposte ma meno formalità: usalo per i clienti con cui ti scrivi già lì.
Il sollecito automatico fa arrabbiare i clienti?
Se arriva il giorno dopo la scadenza ed è educato, quasi mai. Fa arrabbiare quando arriva per una fattura già pagata, per questo serve il controllo dello stato prima dell'invio.