Giulia ha un'azienda di 8 persone. Ogni lunedì mattina, la sua assistente passa due ore a copiare i dati degli ordini da un foglio Excel al gestionale, poi un'altra ora ad aggiornare le disponibilità di magazzino a mano.
Tre ore a settimana. Circa 150 ore l'anno. Con il costo del lavoro, parliamo di 2.500–3.500 euro l'anno — solo per quel processo.
Quando Giulia ha chiesto a una web agency quanto costerebbe automatizzarlo, le hanno risposto: «Dipende.»
Giustissimo. Dipende davvero. Ma dipende da cosa, esattamente?
Le tre voci di costo che compongono un'automazione
Ogni automazione ha tre voci di costo, e spesso te ne citano solo una.
Il costo di sviluppo, ovvero quanto paghi per costruirla. Può andare da 200 euro — se usi uno strumento no-code come Zapier o Make per collegare due app già pronte — a 15.000–30.000 euro se stai integrando sistemi complessi con dati storicizzati, logiche di eccezione e bisogno di un'interfaccia su misura.
Il costo di mantenimento, quello che la maggior parte dei preventivi non mostra bene. Un'automazione non è un mobile Ikea che monti una volta e poi lasci lì. I sistemi cambiano, le API si aggiornano, i processi aziendali evolvono. Stima almeno un 15–20% del costo di sviluppo all'anno solo per tenerla in piedi.
Il costo del tuo tempo, che tende a zero nei preventivi e a parecchio nella realtà. Definire i requisiti, testare, formare chi la usa: metti in conto 10–30 ore tue o del tuo team.
Uno schema orientativo per le PMI
Quello che segue è basato su casi reali — non è una tariffaria, è un orientamento.
| Tipo di automazione | Costo sviluppo | Tempo di rientro |
|---|---|---|
| Collegare due app via Zapier/Make | 200–800 € | 2–4 mesi |
| Automatizzare email o promemoria | 500–2.000 € | 3–6 mesi |
| Lettura documenti (fatture, DDT) con AI | 2.000–6.000 € | 6–18 mesi |
| Integrazione gestionale ↔ e-commerce | 3.000–10.000 € | 12–24 mesi |
| Sistema su misura complesso | 10.000–30.000 € | 24–48 mesi |
Il tempo di rientro dipende quasi sempre da quante ore al mese risparmi, e dal costo del lavoro che ci butti sopra.
Il calcolo che dovresti fare prima di spendere un euro
Prendi carta e penna.
Quante ore al mese dedica qualcuno a quel processo? Moltiplica per il costo orario lordo del dipendente — stipendio più contributi più altri costi fissi, divisi per le ore lavorate. Poi togli un 20%: il tempo liberato non si traduce mai in risparmio puro al 100%.
Quello che ti rimane è il tuo risparmio annuo reale. Dividilo per il costo dell'automazione e ottieni gli anni di payback.
Se ci vogliono più di tre anni, fermati. Non vale.