Come ordine di grandezza (è una stima, non una regola): Excel regge finché hai meno di qualche centinaio di referenze, una sola persona che registra i movimenti e meno di 20-30 movimenti al giorno. Oltre una di queste tre soglie gli errori diventano frequenti. Il limite tecnico di Excel è lontano; quello pratico no.
Il file di Excel non si rompe a una certa dimensione. Si rompe quando due persone lo toccano nello stesso momento o quando nessuno sa quale versione è quella giusta.
Il limite tecnico non è il problema
Secondo le specifiche pubblicate da Microsoft, un foglio Excel arriva a 1.048.576 righe. Un magazzino con 500 referenze e 30 movimenti al giorno ne scrive circa 11.000 l'anno. Le righe non finiscono: finisce la pazienza di chi lo tiene aggiornato.
Le tre soglie che contano
| Soglia | Excel regge se... | Cominciano i guai se... |
|---|
| Referenze | poche centinaia, codici chiari | hai varianti (taglia, colore, lotto) e i codici non sono univoci |
| Persone che scrivono | una sola, sempre la stessa | due o più, anche una sola che lavora dal telefono |
| Movimenti al giorno | meno di 20-30 (stima) | carichi e scarichi si accumulano e si registrano a fine giornata |
La seconda è quella che pesa di più. Un magazzino con dieci referenze e tre persone che scrivono è più a rischio di uno con mille referenze e un solo addetto preciso.
Un esempio dichiarato
Un'azienda di 8 persone vende ricambi. Il magazziniere carica la merce, il commerciale scarica quando fa il preventivo, l'amministrazione corregge a fine mese. Ognuno ha ragione sulla sua riga, e a fine mese l'inventario non torna di una decina di pezzi. Se due di quei pezzi valgono 150 € l'uno, sono 300 € al mese di merce «fantasma» (numeri d'esempio). Il costo vero è la fiducia: nessuno si fida più del file e si va a guardare gli scaffali.
I segnali pratici, più utili delle soglie
- Controlli lo scaffale prima di dire a un cliente se hai il pezzo.
- Esistono file con nomi come magazzino_finale_v3.
- Gli ordini ai fornitori li fai a memoria, non dal sotto-scorta.
- L'inventario di fine anno richiede più di un giorno di rettifiche.
Se ne riconosci due, ne parliamo anche in i segnali che è ora di un gestionale.
Quando restare su Excel
Se registri pochi movimenti, li scrive una persona sola e il magazzino non è il centro dell'attività (cancelleria, materiale di consumo), un gestionale ti costa più tempo di quello che ti fa risparmiare. Meglio un Excel con colonne fisse, un solo file, e un controllo a campione ogni mese.
Se invece decidi di cambiare, il rischio principale è perdere lo storico: vedi come passare a un nuovo gestionale senza perdere i dati. Se vuoi capire in quale dei due casi sei, scrivici da che cosa parte il tuo magazzino e ti diciamo anche se non ti serve nulla.
Domande frequenti
Un gestionale di magazzino costa molto?
Dipende dal tipo: i software pronti hanno listini pubblici a canone, quelli su misura costano di più all'inizio. Chiedi sempre il costo totale su tre anni, non solo il primo.
Posso condividere un Excel con tutti usando il cloud?
Sì, con più persone che scrivono insieme, ma non risolve i doppioni e i codici sbagliati: evita le sovrascritture, non gli errori di registrazione.
Cosa serve per passare da Excel a un gestionale?
Un elenco pulito delle referenze, con un codice univoco per ognuna. Se ci lavori prima, la migrazione è molto più semplice.
Quante referenze ha un magazzino piccolo?
Non c'è una definizione ufficiale. Per questo conviene guardare gli errori che fai, non il numero di articoli.