Per passare a un nuovo gestionale senza perdere i dati, esporta tutto dal vecchio in formato CSV o Excel prima di disdire, importa una copia di prova nel nuovo e confronta i numeri a campione. Tieni acceso il vecchio per almeno uno o due mesi. Il rischio non è perdere i clienti: è perdere lo storico.
Un caso tipico: un'azienda di 12 persone usa da otto anni un programma installato sul server dell'ufficio. Il fornitore smette di aggiornarlo. Dentro ci sono 1.800 clienti, lo storico ordini e il magazzino. Il titolare ha paura di "toccare" tutto e rimanda. Rimandare però costa: più passa il tempo, più il vecchio programma diventa fragile.
Cosa esportare, nell'ordine
- Anagrafiche clienti e fornitori: ragione sociale, P.IVA, indirizzi, referenti, condizioni di pagamento.
- Articoli e magazzino: codici, descrizioni, prezzi, giacenze, fornitori abituali.
- Storico documenti: ordini, DDT, fatture, preventivi. Spesso lo storico completo non si importa: si tiene in PDF o in un archivio consultabile.
- Scadenzario: cosa è aperto, cosa è da incassare e da pagare.
Le fatture elettroniche non vanno perse: devono essere conservate secondo le regole di conservazione. Chiedi al tuo commercialista dove sono archiviate oggi, prima di spegnere qualunque cosa.
Il controllo che salva la giornata
Prima di abbandonare il vecchio, fai tre verifiche a campione sul nuovo:
- Il totale delle giacenze in magazzino è uguale in entrambi (stima: una differenza oltre l'1-2% vuol dire che qualcosa si è perso).
- Dieci clienti scelti a caso hanno tutti i dati, compresi accenti e caratteri speciali.
- Il saldo aperto dei clienti coincide con lo scadenzario del vecchio.
Quando non conviene migrare
| Situazione | Cosa fare |
|---|
| Il vecchio funziona, nessuno si lamenta, ma è "brutto" | Non migrare. L'estetica non vale il rischio. |
| Il vecchio non si esporta in nessun formato | Prima chiedi al fornitore un'esportazione formale. Se rifiuta, valuta un consulente. |
| Sei a fine anno fiscale o in piena stagione | Aspetta. Migra nel periodo più calmo. |
| Il nuovo gestionale non lo userà nessuno | Il problema non è la migrazione: leggi perché un gestionale resta inutilizzato. |
Per i dati personali dei clienti, l'articolo 20 del GDPR dà agli interessati il diritto di riceverli in formato strutturato e leggibile da macchina. Per la tua migrazione non è un obbligo diretto, ma è un buon indicatore: se il vecchio fornitore non sa darti un CSV, hai un problema da sistemare prima di firmare col nuovo. Se non hai ancora scelto cosa comprare, gestionale pronto o su misura aiuta a farsi le domande giuste.
Se vuoi un parere su cosa si può recuperare dal tuo vecchio programma, scrivici dal form del sito: ci vuole una descrizione di cosa usi oggi.
Domande frequenti
Quanto tempo richiede cambiare gestionale?
Dipende dai dati, non dal programma. Per una piccola azienda con poche migliaia di anagrafiche si parla di giorni di lavoro di preparazione e un periodo di affiancamento di qualche settimana (stima).
Posso tenere il vecchio gestionale acceso in parallelo?
Sì, ed è consigliato per uno o due mesi. Guarda solo la licenza: alcuni contratti si disdicono a scadenza annuale.
Se il fornitore non mi dà i dati cosa faccio?
Chiedi l'esportazione per iscritto e controlla cosa dice il contratto. Per i dati personali dei clienti vale anche il GDPR, che prevede una risposta entro un mese dalla richiesta.
Lo storico delle fatture va importato nel nuovo gestionale?
Di solito no. Basta che sia conservato e consultabile, in PDF o XML, secondo le indicazioni del commercialista.