Se il fornitore chiude, i dati di un gestionale in cloud restano tuoi solo se riesci a esportarli prima, mentre su un PC aziendale li hai già in casa. Ma sul PC rischi altro: un disco rotto senza copia vale quanto un fornitore sparito. La domanda giusta è: posso avere i miei dati in un file, oggi?
Pensa a un'azienda con otto persone che usa da anni un gestionale. Un giorno arriva la mail: il canone passa da 80 a 140 euro al mese, oppure il servizio chiude fra novanta giorni. Se in quel momento scopri che l'export fa solo un PDF per ogni scheda cliente, hai un problema che si poteva vedere due anni prima.
Cloud o PC: dove stanno davvero i dati
| Gestionale in cloud | Gestionale installato sul PC o su un server tuo |
|---|
| Dove sono i dati | Sui server del fornitore | Sul tuo computer o sul tuo server |
| Se il fornitore chiude | Li perdi se non hai esportato | Li hai, ma il programma può smettere di funzionare dopo un aggiornamento del sistema |
| Se si rompe il disco | Non cambia nulla per te | Perdi tutto se non c'è una copia |
| Se il canone sale | Paghi o migri | Di solito paghi solo l'assistenza e gli aggiornamenti |
| Accesso da fuori ufficio | Sì, da qualsiasi dispositivo | Solo con configurazioni dedicate |
Nessuna delle due colonne vince sempre. Il cloud toglie il rischio del disco rotto e ti dà accesso da ovunque; il PC ti dà un controllo fisico che però richiede copie fatte sul serio.
Il test dei dieci minuti
Prima di fidarti di qualunque gestionale, fai questa prova, oggi:
- Esporta i clienti. Devi ottenere un CSV o un Excel con tutte le colonne, non un PDF. Aprilo: ci sono nome, contatti, note, storico?
- Esporta le fatture o i documenti. Con numeri, date, importi, righe, in un formato che un altro programma può leggere.
- Chiedi per iscritto: in quanto tempo mi restituite i dati se cancello l'account? È un diritto previsto anche dal GDPR (art. 28): quando finisce il servizio, il fornitore che tratta dati personali per tuo conto deve cancellarli o restituirli, a tua scelta.
- Metti una data. Un export completo ogni mese, salvato in un posto che non è il gestionale stesso.
Se uno di questi passaggi non funziona, hai trovato il punto debole prima che diventi un'emergenza. Per cosa fare quando devi davvero cambiare programma, leggi come passare a un nuovo gestionale senza perdere clienti, storico e magazzino.
Quando non conviene preoccuparsi troppo
Se usi un gestionale diffuso, con migliaia di clienti e un export documentato, il rischio che sparisca da un giorno all'altro è basso. In quel caso l'export mensile in una cartella sicura basta e non serve altro. Il problema vero sono i gestionali piccoli, di nicchia o fatti da un singolo sviluppatore: lì il test dei dieci minuti va fatto subito. Se stai valutando cosa scegliere, gestionale pronto o su misura ti aiuta a capire cosa chiedere al fornitore.
Se vuoi un parere su dove stanno i tuoi dati e come esportarli, puoi scriverci dal modulo del sito.
Domande frequenti
Cloud o installato: quale è più sicuro?
Dipende da chi fa le copie. Un buon fornitore cloud le fa per te ogni giorno; sul PC devi farle tu, e molte aziende non le fanno finché non serve. Un disco senza copia è il rischio più comune.
Cosa succede ai miei dati se il fornitore del cloud chiude?
Di solito hai un periodo di preavviso per scaricarli. Se non lo fai, dopo la chiusura recuperarli può essere impossibile. Per questo conviene un export periodico.
Posso avere sia il cloud sia una copia mia?
Sì, ed è la soluzione migliore: il gestionale resta in cloud e una volta al mese salvi un export completo in un tuo archivio.
Che formato devo chiedere per l'esportazione?
CSV o Excel per clienti e prodotti, e per le fatture un formato leggibile da altri programmi. Il PDF va bene per leggere, non per spostare i dati altrove.