Un'app per i turni conviene quando hai più di una decina di persone, orari che cambiano ogni settimana e scambi continui fra colleghi. Sotto questa soglia, di solito, basta un foglio Excel condiviso. La soglia non è una legge: è una stima di buon senso, e il vero segnale è quante volte a settimana qualcuno ti scrive "posso cambiare con Marco?".
Un esempio dichiarato: un'azienda con otto dipendenti su due turni. Il titolare sistema il foglio la domenica sera, lo manda su WhatsApp, e il lunedì mattina arrivano tre messaggi di scambio. Con un foglio condiviso la cosa regge. Con trenta persone su tre turni, no.
I segnali che il foglio non basta più
- Ogni settimana qualcuno lavora sulla versione sbagliata del foglio.
- Gli scambi di turno passano da te, e li approvi uno per uno.
- Ti perdi il conto delle ore per persona e a fine mese il conteggio non torna.
- Hai più sedi o più reparti, con regole diverse.
Un vincolo che il foglio non controlla da solo
Il D.Lgs. 66/2003 prevede 11 ore consecutive di riposo ogni 24 ore (art. 7) e almeno 24 ore consecutive di riposo ogni sette giorni, oltre a un limite medio di 48 ore settimanali. Un foglio Excel non ti avvisa se metti una chiusura serale seguita da un'apertura alle 6 del mattino. Un'app fatta bene sì. Per contratti e deroghe specifiche (ogni settore ha le sue), chiedi al consulente del lavoro: questa è una regola generale, non il tuo contratto.
Foglio, app pronta o app su misura
| Se... | allora... |
|---|
| Hai fino a 10 persone e turni quasi fissi | Foglio condiviso. Costo zero, nessuno deve imparare niente. |
| Hai 10-50 persone e scambi frequenti | Un'app di turni già pronta: prova la versione gratuita di prova e guarda quanti la usano davvero. |
| Hai regole tue (reparti, qualifiche, collegamento alle paghe) | Un'app su misura, ma solo dopo aver provato quelle pronte e aver scritto cosa manca. |
Per capire quanto costa mantenere un'app dopo il lancio, leggi quanto costa un'app e quanto costa mantenerla. Se hai dubbi fra app e sito da telefono, c'è anche app o sito mobile: come scegliere.
Quando non conviene
Se i tuoi dipendenti non usano già lo smartphone sul lavoro, un'app peggiora le cose: serve il telefono personale, la password, l'aggiornamento. Il rischio è doppio: metà del personale la ignora, e tu gestisci due sistemi, l'app e il gruppo WhatsApp. Prima di scegliere, chiedi a chi lavora da te se la userebbe.
Se vuoi capire cosa servirebbe nel tuo caso, e se un'app ha senso o ti basta il foglio, puoi raccontarcelo dal form del sito: ti diciamo anche quando non serve.
Domande frequenti
Esistono app gratuite per i turni?
Molte app di turni hanno una versione gratuita per pochi dipendenti e piani a pagamento per i team più grandi. I limiti cambiano spesso: controlla il listino aggiornato prima di caricare tutto il personale.
Posso fare i turni con Google Fogli?
Sì, ed è una buona partenza. Condividi un solo file, blocca le celle che i dipendenti non devono modificare e tieni una colonna per le ore del mese.
L'app calcola le ore per le buste paga?
Dipende dall'app. Molte esportano le ore in un file per il consulente del lavoro. Collegarla direttamente al gestionale delle paghe è un lavoro a parte.
Quanto tempo si risparmia?
Dipende dal numero di scambi e di persone. Il modo giusto di saperlo: segna per due settimane quante volte hai ritoccato i turni e quanti minuti ci hai messo.