Ci sono due tipi di preventivi. Il primo è quello standard: stesso prodotto, stesso prezzo, stessa struttura, cambia solo il nome del cliente. Il secondo è quello su misura: ogni progetto è diverso, ogni cliente ha esigenze specifiche, ogni voce va pensata.
Quando qualcuno ti dice «possiamo automatizzare i preventivi», sta parlando quasi sempre del primo tipo. E se i tuoi preventivi assomigliano al secondo, vale la pena capire fino a dove si può arrivare — e dove conviene fermarsi.
Il preventivo standard: qui l'automazione funziona bene
Un'azienda che vende impianti di climatizzazione. I modelli sono dieci, i prezzi sono fissi, le variabili sono tre: superficie del locale, tipo di installazione, eventuale smontaggio del vecchio impianto. Ogni commerciale compila un foglio Excel, lo manda al cliente, aspetta. Se il cliente risponde, riapre il file, modifica qualcosa, rimanda.
Questo processo ha un costo misurabile. Se ogni preventivo richiede venticinque minuti, e fai sessanta preventivi al mese, stai spendendo 1.500 minuti — venticinque ore al mese — per copiare numeri da un posto all'altro.
Con un configuratore (anche semplice: un form online collegato a una logica di calcolo e un template PDF), quei venticinque minuti diventano cinque. Le stesse sessanta offerte costano cinque ore invece di venticinque.
Cosa serve davvero per farlo
Qui la maggior parte delle persone si sorprende, perché il lavoro vero non è nel software.
Serve prima di tutto che le tue regole di prezzo siano scritte. Non nella testa del commerciale esperto. Scritte. Con le eccezioni. Con le condizioni speciali. Con le scontistiche. Se il tuo listino cambia a seconda di chi chiama e di come è il lunedì, nessun software può automatizzare niente — perché non c'è ancora una logica da automatizzare.
Secondo passaggio: i dati devono essere in ordine. Prodotti con codici univoci, prezzi aggiornati, varianti catalogate. Se lavori con un Excel con righe duplicate e prezzi «da verificare», il configuratore produrrà preventivi sbagliati più velocemente di prima.
Solo dopo — quando le regole sono chiare e i dati sono puliti — il software è una formalità.
Quanto costa e quanto ci vuole
Dipende dalla complessità del catalogo, ma questi sono numeri orientativi:
| Scenario | Costo indicativo | Tempi |
|---|---|---|
| Configuratore semplice (form + PDF automatico) | 800€ – 2.500€ | 2-4 settimane |
| Integrazione con CRM o gestionale esistente | 2.000€ – 6.000€ | 4-8 settimane |
| Configuratore complesso con varianti e prezzi dinamici | 5.000€ – 15.000€ | 2-4 mesi |
Se fai sessanta preventivi al mese e un commerciale costa 2.500 euro al mese tutto incluso, le venticinque ore valgono circa 750 euro. Un configuratore da 2.000 euro si ripaga in tre mesi. Se fai dieci preventivi al mese, i conti non tornano — conviene tenersi Excel.