Un'azienda di trasporti a Bari, sedici dipendenti, ha deciso di cambiare gestionale dopo nove anni. Quello vecchio andava lento, non parlava con la fatturazione elettronica, e ogni aggiornamento era un rischio. La scelta del nuovo software è durata tre settimane, tra demo e preventivi. La migrazione dei dati doveva durare un weekend. Ne sono serviti quasi due mesi, e per un periodo hanno lavorato su due sistemi in parallelo perché nel primo export mancavano gli indirizzi di consegna di duecento clienti. Nessuno se n'era accorto finché un camion non è arrivato nel posto sbagliato.
Non è una storia rara. Cambiare gestionale viene visto come un progetto tecnico; è soprattutto un progetto di pulizia dei dati, e la parte tecnica è la più facile.
Cosa va storto di solito
- I dati vecchi sono più sporchi di quanto pensi. Clienti duplicati con nomi scritti in modo diverso, codici prodotto cambiati nel tempo, campi lasciati vuoti per anni perché "tanto lo sapevamo a memoria". Il gestionale vecchio funzionava anche con quel disordine, perché le persone ci avevano costruito intorno delle abitudini. Il nuovo software no.
- L'export non porta tutto. Molti gestionali vecchi esportano bene anagrafiche e fatture, ma perdono per strada lo storico degli ordini, gli allegati, le note interne, gli sconti personalizzati per cliente. Se nessuno controlla riga per riga cosa è uscito rispetto a cosa c'era dentro, te ne accorgi mesi dopo.
- Il mapping tra i campi non è mai uno a uno. "Stato cliente" nel vecchio sistema potrebbe avere quattro valori possibili; nel nuovo, due. Qualcuno deve decidere come si traduce ogni valore, e quella decisione la può prendere solo chi conosce l'azienda, non chi scrive il software.
- Il periodo di doppio binario viene sottovalutato. Per un po', vecchio e nuovo gestionale devono convivere. Se non hai deciso in anticipo chi inserisce cosa dove, in quel periodo i dati iniziano a divergere e nessuno sa più qual è la versione giusta.
Come farla senza sorprese
- Pulisci prima di esportare, non dopo. Prenditi due o tre settimane per sistemare duplicati e dati mancanti nel gestionale vecchio, mentre lo usi ancora. È un lavoro noioso, ma costa un decimo di farlo nel sistema nuovo dopo che tutto è già mescolato.
- Fai un export di prova su una copia, non sui dati veri. Chi ti fa la migrazione dovrebbe prima lavorare su un ambiente di test, non toccare mai il gestionale in produzione al primo tentativo.
- Controlla i numeri, non solo che "sia partito tutto". Conta quanti clienti c'erano nel vecchio sistema e quanti sono arrivati nel nuovo. Se il numero non torna esatto, fermati e capisci perché prima di andare avanti.
- Tieni il vecchio gestionale accessibile in sola lettura per almeno sei mesi. Anche dopo la migrazione, ti servirà per controllare qualcosa di vecchio: uno storico, un contratto, un prezzo applicato tre anni fa.
- Forma le persone sui dati nuovi, non solo sui tasti nuovi. Se un campo si chiama in modo diverso o si comporta in modo diverso, chi lo usa ogni giorno deve saperlo prima del primo lunedì, non scoprirlo da solo.