Il momento più delicato non è quando scegli il gestionale nuovo. È quando devi spostare tutto quello che hai nel vecchio.
Anagrafiche clienti, storico ordini, articoli a magazzino, scadenziari. Anni di lavoro in un database che spesso nessuno sa esattamente com’è fatto. E un fornitore nuovo che ti dice: “Nessun problema, ci pensiamo noi.”
Ci pensate davvero. Ma spesso non nello stesso modo.
Cosa si perde di solito nella migrazione
Tre categorie di dati creano problemi nel 90% dei casi:
Lo storico. Ordini, fatture, movimenti di magazzino degli anni precedenti. Il nuovo gestionale di solito importa il saldo attuale, non la storia. Se hai bisogno di sapere cosa ha comprato un cliente negli ultimi tre anni, torni a cercare nel vecchio sistema. Che però tra sei mesi non esiste più.
I campi personalizzati. Nel vecchio gestionale hai aggiunto colonne, note, flag su misura. “Cliente prioritario”, “zona di consegna”, “sconto categoria”. Questi non stanno in nessuno standard: o li rimappi a mano prima di migrare, o li perdi.
I documenti allegati. PDF delle bolle, foto dei prodotti, contratti scansionati. Sono fuori dal database, stanno in una cartella sul server. La migrazione del database non li tocca.
Cosa fare prima di partire
Prima di firmare qualsiasi contratto con il fornitore nuovo, prepara questa lista:
- Esporta tutto dal vecchio gestionale in CSV o XML. Anche se non sai ancora cosa farne.
- Fai un backup completo del database — non quello automatico: uno manuale, su un disco fisico tuo.
- Chiedi al fornitore nuovo: “Quali campi importate? Cosa non entra?” Per iscritto, non a voce.
- Decidi quanto storico ti serve davvero. Tutto quello degli ultimi 15 anni? O bastano i tre anni recenti?
Quest’ultima domanda sembra ovvia. Non lo è. Portarsi dietro troppo rallenta la migrazione e crea confusione nei report. Portarsi dietro troppo poco ti fa cercare dati che non trovi.
Il periodo di sovrapposizione
C’è una fase in cui userai entrambi i sistemi. Dura da due settimane a tre mesi, dipende dalla complessità dell’azienda. In questo periodo:
- Il vecchio gestionale deve rimanere leggibile — non spegnerlo il giorno uno.
- Nessuno deve inserire dati in entrambi: decidi da quando si lavora solo sul nuovo.
- Qualcuno deve verificare che le anagrafiche importate siano corrette, cliente per cliente.
Quella verifica manuale nessuno la vuole fare. Eppure è quella che salva.
Quanto tempo serve, in pratica
Per una PMI con 500–1.000 anagrafiche clienti e un paio d’anni di storico ordini: stima da 2 a 4 settimane di lavoro effettivo, tra esportazione, pulizia dati, importazione e verifica. Se il vecchio gestionale è un sistema legacy con database proprietario, raddoppia.
Il fornitore del gestionale nuovo ha interesse a farti partire in fretta. Non necessariamente a farti partire bene. Tienilo presente quando firmi i tempi nel contratto.
Una cosa sola da ricordare
Il vecchio gestionale non va spento il giorno in cui vai live con quello nuovo. Tienilo attivo, almeno in sola lettura, per altri sei mesi. Costa poco — di solito basta la licenza minima — e ti salva il giorno in cui un cliente chiede una fattura del 2023 che nel nuovo sistema non c’è.