Mario ha una piccola impresa di distribuzione alimentare in Campania. Quindici anni di clienti, prodotti, ordini, prezzi concordati, sconti speciali, note sui pagamenti di ciascuno. Tutto dentro un gestionale che non viene più aggiornato dal 2019 e gira su Windows 7.
Ogni anno rimanda. Non per pigrizia: per paura di perdere qualcosa.
È una paura fondata. Ma la risposta non è non muoversi — è sapere esattamente cosa si può spostare, cosa si può lasciare e dove stanno davvero i rischi.
Cosa conviene migrare
Non tutti i dati valgono lo stesso sforzo. Prima di parlare con un fornitore, è utile avere chiaro cosa vuoi portare davvero nel nuovo sistema:
- Anagrafica clienti e fornitori — Nomi, indirizzi, partite IVA, contatti, condizioni di pagamento. È il dato più importante e quasi sempre esportabile in Excel o CSV da qualsiasi gestionale.
- Listino prezzi e sconti personalizzati — Spesso sottovalutato. Ricostruire a mano le condizioni commerciali per 200 clienti può costare settimane di lavoro.
- Prodotti e codici articolo — Descrizioni, unità di misura, categorie, codici a barre. Attenzione: i codici interni del vecchio gestionale raramente coincidono con quelli del nuovo.
- Saldi aperti al momento del passaggio — I movimenti ancora da saldare. Non serve tutta la storia: serve sapere chi ti deve cosa e chi devi pagare.
Cosa puoi lasciare dove sta
La storia completa degli ordini degli ultimi dieci anni: quasi mai serve nel nuovo sistema. Puoi mantenerla come archivio — un export in Excel, un backup del vecchio database — consultabile se serve, senza importarla dove ingombrerebbe senza utilità concreta.
Regola pratica: i dati operativi servono nel nuovo sistema. La storia documentale basta tenerla da qualche parte accessibile.
Il passaggio che quasi sempre viene sbagliato
Il momento critico non è l'esportazione né l'importazione: è la riconciliazione.
Esporti i dati dal vecchio gestionale in un file. Il nuovo gestionale li importa. Sembra fatta. Poi scopri che:
- Il cliente "Rossi Mario" è registrato tre volte con tre indirizzi diversi
- Venti articoli hanno il campo "unità di misura" vuoto
- Quindici clienti hanno sconti in percentuale e altri in valore assoluto, ma il nuovo gestionale gestisce solo uno dei due formati
- La partita IVA di sei fornitori è sbagliata — lo era già nel vecchio sistema e non se ne era accorto nessuno
Stimando dai casi che ho visto: un'anagrafica da 300 clienti con qualche anno sulle spalle ha in media il 15-20% di record che richiedono una correzione manuale prima di poter essere importati in modo pulito. Nessun tool automatico li risolve al posto tuo.