Giulia ha un'azienda di forniture per l'edilizia vicino a Bergamo. Tre persone in ufficio, e ogni mattina una di loro passa un'ora e mezza a ricopiare a mano i DDT dei fornitori nel gestionale: codice articolo, quantità, prezzo, confronto con l'ordine. Duecento documenti al mese, una decina al giorno. Un errore di battitura su una quantità, e il magazzino risulta sbagliato per settimane, finché qualcuno se ne accorge durante l'inventario.
Quello che Giulia fa a mano, oggi un sistema di intelligenza artificiale lo può fare da solo: legge il PDF o la foto del DDT, riconosce dove sono il numero d'ordine, i codici, le quantità — anche se ogni fornitore usa un modulo diverso — e li carica nel gestionale confrontandoli con l'ordine aperto. Se i numeri tornano, il carico si conferma da solo. Se non tornano, avvisa prima che la merce finisca in magazzino con i dati sbagliati.
La differenza con il vecchio OCR
Se hai già provato un programma di "lettura automatica documenti" anni fa e non ha funzionato, il motivo probabilmente è questo: l'OCR classico legge i caratteri ma non capisce cosa sta leggendo. Scambia un codice articolo per un numero d'ordine, o una quantità per un prezzo, appena il layout del fornitore cambia. L'intelligenza artificiale usata oggi per questo lavoro non si limita a leggere il testo: capisce la struttura del documento, anche quando ogni fornitore manda un modulo diverso. È la differenza tra un programma che funziona solo con moduli identici, e uno che funziona anche col fornitore che manda un PDF scansionato storto.
Quanto costa
| Voce | Costo indicativo |
|---|---|
| Messa a punto iniziale (analisi, sviluppo, test su documenti reali) | 4.000 – 10.000€ una tantum |
| Canone mensile del servizio | 150 – 400€ al mese |
| Formazione del team | Un paio d'ore |
Con questi numeri, un'azienda che tratta 500 o più documenti al mese recupera l'investimento in fretta: si stima un risparmio tra le 15 e le 30 ore al mese, con il tempo di inserimento dati che scende del 70% e un'accuratezza intorno al 96-98% — meglio di una persona stanca a fine giornata, che sbaglia più spesso di quanto pensi.