Hai quattro persone in ufficio e due che il mercoledì e il venerdì lavorano da casa. Va tutto bene, nessuno si lamenta, e non hai mai pensato che ci fosse della carta da compilare per questo. Dal 2026 è un problema vero: la Legge PMI ha inserito nel Testo Unico Sicurezza l'obbligo — che in realtà esiste dal 2017 con la legge 81, ma finora quasi nessuno lo prendeva sul serio — di consegnare ogni anno un'informativa scritta sui rischi a chi lavora fuori dai locali aziendali. Da aprile 2026 non consegnarla, o consegnarla incompleta, non è più una multa amministrativa: è un reato, punito con l'arresto da due a quattro mesi o un'ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro.
Nonostante il nome, la norma non riguarda solo le PMI: si applica a qualsiasi datore di lavoro, di qualunque dimensione, che abbia anche un solo dipendente in smart working.
Cosa devi consegnare davvero
Non è un modulo generico scaricato da internet. L'informativa deve spiegare al lavoratore i rischi — generali e specifici — legati allo svolgere la propria attività fuori dall'azienda: postura, impianto elettrico di casa, illuminazione, rischi legati al luogo che il dipendente ha scelto per lavorare. Va consegnata almeno una volta l'anno, e aggiornata se cambiano le condizioni (per esempio se il dipendente cambia sede di lavoro abituale).
Un'app basta?
Qui sta il punto che confonde di più. Un'app che traccia orari, presenze o localizzazione dei dipendenti in smart working non ha niente a che fare con questo obbligo: risponde a una domanda diversa (quante ore lavora, da dove) e non a quella che la legge pone (quali rischi conosce e ha accettato). Comprare un software di time-tracking pensando che copra anche l'informativa è il modo più comune per restare scoperti pur avendo speso dei soldi.
Quello che un'app — o anche solo una piattaforma di firma digitale — può fare bene è la parte organizzativa: ricordarti quando scade il rinnovo annuale per ogni dipendente, conservare la prova che il documento è stato consegnato e firmato, tenere lo storico delle versioni se cambi l'informativa nel tempo. È un supporto utile, ma arriva dopo, non prima.
Cosa serve prima di qualsiasi software
- Un'informativa scritta sui rischi che sia specifica per la tua azienda, non un testo copiato: idealmente redatta o validata da chi si occupa della sicurezza (RSPP o consulente), partendo dalla valutazione dei rischi che hai già in azienda
- La consegna effettiva, con data certa, a ogni dipendente in smart working — anche saltuario
- Un rinnovo almeno annuale, e un aggiornamento ogni volta che cambia qualcosa di rilevante
Per una piccola azienda con due o tre persone in smart working, far scrivere un'informativa corretta da un consulente sicurezza costa indicativamente tra 150 e 400 euro una tantum, più un piccolo aggiornamento annuale: una cifra minima rispetto al rischio di un procedimento penale, per quanto in pratica i controlli su questo aspetto specifico siano oggi ancora rari.
Se dopo aver messo a posto il documento vuoi anche automatizzare scadenze e firme, allora sì, uno strumento digitale ha senso — ma è l'ultimo passo, non il primo. Comprarlo prima significa risolvere un problema che non è quello vero.