Marco ha un'azienda di infissi a Bergamo, dodici dipendenti, e usa lo stesso gestionale dal 2016. Ogni due o tre mesi sente qualcuno — il commercialista, un fornitore, un post su un gruppo Facebook di categoria — dire che "cambiano le regole sulla fatturazione elettronica" e che il suo software potrebbe non reggere. Non sa se è vero, non sa se deve preoccuparsi, e soprattutto non sa quanto costerebbe cambiare tutto per una cosa che magari non lo riguarda nemmeno.
Le regole sulla fatturazione elettronica in Italia cambiano spesso — scadenze, codici natura IVA, obblighi per specifiche categorie. Per la data esatta e per capire se una novità normativa ti riguarda, il commercialista resta l'unica fonte affidabile: qui ci concentriamo su una domanda diversa, che vale a prescindere dall'ultima norma uscita: il tuo gestionale regge, in generale, o è il sintomo di un problema più vecchio?
I segnali che il problema è il software, non la norma
| Segnale | Cosa significa |
|---|---|
| Ogni fattura la esporti a mano e la carichi su un portale a parte | Il gestionale non parla con lo SdI: stai facendo doppio lavoro da anni |
| Le notifiche di scarto o mancata consegna te le gira il commercialista, non il software | Nessuno in azienda vede gli errori finché non è tardi |
| Il fornitore del gestionale non risponde da mesi o ha smesso di fare aggiornamenti | Il software è di fatto abbandonato, a prescindere dalle nuove regole |
| La conservazione digitale a norma non sai chi la fa | Rischio concreto in caso di controllo, indipendentemente da cosa cambia quest'anno |
Se ti riconosci in due o più righe di questa tabella, il problema non è l'ultima novità normativa: è che il gestionale è vecchio e lo era già prima. Le nuove regole sono solo l'occasione in cui te ne accorgi.
Quanto costa sbagliare
Le sanzioni per fatture elettroniche non emesse, emesse in ritardo o scartate e mai corrette non sono simboliche: il regime ordinario previsto dalla normativa italiana (art. 6 D.Lgs. 471/97) va dal 90% al 180% dell'imposta indicata in fattura, per ogni violazione. Su una fattura da 5.000 euro con IVA al 22%, si tratta potenzialmente di 990-1.980 euro di sanzione per un errore che magari è solo una notifica di scarto ignorata. Verifica sempre gli importi aggiornati con il tuo commercialista, ma l'ordine di grandezza serve a capire che non è un dettaglio tecnico da rimandare.