Per una PMI di 10 persone un foglio condiviso basta finché i contatti sono pochi e li gestisce una persona sola. Serve un CRM quando due o più persone parlano con gli stessi clienti, e iniziano a perdersi richiami, preventivi in sospeso e lo storico di chi ha detto cosa.
Un caso riconoscibile: un'azienda di 10 persone, tre commerciali, un foglio Excel con 300 contatti. Lunedì Marco chiama un cliente per un preventivo di due settimane fa. Il cliente risponde: «Ne ho già parlato giovedì con Elena». Nessuno aveva scritto niente. Non è un problema di strumento: è che il foglio non dice a Marco che qualcun altro si è mosso.
I segnali che il foglio non regge più
- Più di una persona scrive nello stesso foglio e ogni tanto ne esistono due versioni.
- Non sai a colpo d'occhio quali preventivi sono aperti da più di 15 giorni.
- Quando un commerciale se ne va, con lui se ne va la memoria dei clienti.
- Per sapere cosa è successo con un cliente devi chiedere in giro.
Se nessuno di questi punti ti riguarda, resta sul foglio. Davvero: è la risposta giusta per molte PMI.
Foglio condiviso o CRM: il confronto
| Situazione | Foglio condiviso | CRM |
|---|
| 1 persona gestisce i contatti | Basta | Spreco |
| 2-3 persone, 100-300 contatti | Regge se c'è disciplina | Comincia a convenire |
| Più persone, richiami da programmare | Si perde roba | Serve |
| Contatti che arrivano da sito, email, WhatsApp | Ricopi a mano | Possono entrare da soli |
Le soglie sono mie, non una norma: nascono dal punto in cui, nelle PMI che seguiamo nei ragionamenti, il foglio smette di essere la fonte unica. Il tuo punto può essere diverso.
Prima di comprare un CRM
Esistono CRM gratuiti: HubSpot, per esempio, ha un piano gratuito dichiarato sul suo listino pubblico. Provarne uno costa tempo, non soldi. Il rischio vero è un altro: un CRM che nessuno aggiorna è un foglio più complicato. Se i tuoi non scrivono nemmeno una riga sul foglio, non la scriveranno nemmeno nel CRM. Ne parliamo in il gestionale nuovo c'è, ma nessuno lo usa.
Se i contatti arrivano dal sito e li ricopi a mano, il pezzo da risolvere è prima quello: lo spieghiamo in le richieste del form finiscono da sole dove devono. E se vuoi capire quante ore ti costa il lavoro fatto a mano, il calcolatore te lo dice in due minuti.
Domande frequenti
Quanti contatti servono per avere bisogno di un CRM?
Non c'è un numero valido per tutti. Conta più chi lo usa: con una persona sola bastano anche mille righe, con tre persone ne bastano meno di trecento per creare confusione.
Il foglio Google va bene come CRM?
Per le prime fasi sì: è condiviso, gratuito e tutti lo sanno usare. Aggiungi una colonna «prossimo richiamo» e una «chi se ne occupa».
Quanto costa un CRM per una PMI?
Dipende dallo strumento: alcuni hanno un piano gratuito, altri costano per utente al mese. Guarda il listino pubblico e conta tutti gli utenti che servono, non solo il primo.
Si può collegare il CRM al sito e a WhatsApp?
Spesso sì, con integrazioni o automazioni. Conviene farlo dopo che il CRM viene usato davvero, non prima.