Se fai una fattura elettronica e la mandi tramite il Sistema di Interscambio, probabilmente pensi che il lavoro finisca lì. Il file è partito, l'Agenzia delle Entrate ce l'ha, il cliente l'ha ricevuta. Fine.
Non è così. E la differenza, se un giorno arriva un controllo, vale tra 1.000 e 8.000 euro di sanzione — più un problema più grande di cui parliamo tra poco.
Cosa vuol dire davvero conservazione sostitutiva
Lo SdI trasmette la fattura, non la conserva a norma di legge. Sono due cose diverse. La conservazione sostitutiva è il processo che dà a un documento digitale lo stesso valore legale di un documento cartaceo archiviato per dieci anni: firma digitale, marca temporale, un sistema che garantisce che quel file non sia stato toccato dal giorno in cui è stato emesso.
È obbligatoria sia per le fatture che emetti sia per quelle che ricevi. E dal 2024 riguarda anche chi ha la partita IVA forfettaria: nessuna eccezione per il regime semplificato.
Quando scade
Hai tempo fino a tre mesi dopo la scadenza della dichiarazione dei redditi dell'anno a cui le fatture si riferiscono. Per le fatture emesse e ricevute nel 2024, la scadenza è stata il 31 gennaio 2026. Per quelle del 2025 sarà nella stessa finestra, tra fine 2026 e inizio 2027, a seconda di quando scade la tua dichiarazione.
Cosa rischi se non l'hai fatta
La sanzione, 1.000-8.000 euro, è la parte meno grave. Quella seria arriva con un accertamento fiscale: agli occhi dell'Agenzia delle Entrate una fattura non conservata a norma è come se non esistesse. E questo apre la porta a un accertamento induttivo, cioè al fisco che ricostruisce il tuo fatturato per stime invece che sui tuoi documenti — quasi sempre a tuo sfavore.