Se fai una fattura elettronica e la mandi tramite il Sistema di Interscambio, probabilmente pensi che il lavoro finisca lì. Il file è partito, l'Agenzia delle Entrate ce l'ha, il cliente l'ha ricevuta. Fine.
Non è così. E la differenza, se un giorno arriva un controllo, vale tra 1.000 e 8.000 euro di sanzione — più un problema più grande di cui parliamo tra poco.
Cosa vuol dire davvero conservazione sostitutiva
Lo SdI trasmette la fattura, non la conserva a norma di legge. Sono due cose diverse. La conservazione sostitutiva è il processo che dà a un documento digitale lo stesso valore legale di un documento cartaceo archiviato per dieci anni: firma digitale, marca temporale, un sistema che garantisce che quel file non sia stato toccato dal giorno in cui è stato emesso.
È obbligatoria sia per le fatture che emetti sia per quelle che ricevi. E dal 2024 riguarda anche chi ha la partita IVA forfettaria: nessuna eccezione per il regime semplificato.
Quando scade
Hai tempo fino a tre mesi dopo la scadenza della dichiarazione dei redditi dell'anno a cui le fatture si riferiscono. Per le fatture emesse e ricevute nel 2024, la scadenza è stata il 31 gennaio 2026. Per quelle del 2025 sarà nella stessa finestra, tra fine 2026 e inizio 2027, a seconda di quando scade la tua dichiarazione.
Cosa rischi se non l'hai fatta
La sanzione, 1.000-8.000 euro, è la parte meno grave. Quella seria arriva con un accertamento fiscale: agli occhi dell'Agenzia delle Entrate una fattura non conservata a norma è come se non esistesse. E questo apre la porta a un accertamento induttivo, cioè al fisco che ricostruisce il tuo fatturato per stime invece che sui tuoi documenti — quasi sempre a tuo sfavore.
Come si fa, e quanto costa
- Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, dentro il portale Fatture e Corrispettivi. Va bene per chi ha pochi documenti l'anno e un po' di tempo per attivarlo e verificarlo a mano: è gratis, ma nessuno lo fa al posto tuo.
- Un provider privato accreditato AgID, spesso già incluso nel software di fatturazione o nel gestionale che usi. Prima di pagare un servizio a parte, controlla la fattura del tuo gestionale: la conservazione sostitutiva è quasi sempre già dentro il pacchetto, e attivarla è una casella da spuntare, non un contratto nuovo da firmare.
Il controllo da fare oggi, in cinque minuti
Entra nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, sezione conservazione, e guarda se le fatture dell'anno scorso risultano conservate o no. Se non lo sono e la scadenza è già passata, il problema non si risolve da solo: va sanato subito, prima che arrivi qualcuno a chiedertelo.