Se hai la partita IVA in regime forfettario, probabilmente ricordi quando la fattura elettronica per te era facoltativa. Non lo è più da un pezzo: dal 2024 l'obbligo è diventato generale, senza le vecchie soglie di esonero. Quello che invece molti forfettari non sanno — o sanno e hanno rimandato — è che emettere la fattura elettronica non basta. Va anche conservata a norma, ed è un obbligo separato, con una scadenza tutta sua che per le fatture del 2024 è scaduta il 31 gennaio 2026.
Se questa frase ti fa venire un dubbio — "ma io le fatture le tengo, sono nel cassetto fiscale" — continua a leggere, perché è proprio il punto dove casca la maggior parte delle piccole attività.
Tenerle non è conservarle
Il cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate mostra le fatture, ma non è un sistema di conservazione sostitutiva a norma. La differenza non è burocratica: la conservazione sostitutiva è un processo tecnico regolato (marca temporale, firma digitale del responsabile della conservazione, un pacchetto di versamento che rende il documento non alterabile) che garantisce che quella fattura, tra cinque anni, sia ancora leggibile, integra e opponibile in caso di verifica.
Senza questo processo, in caso di controllo, rischi di non riuscire a esibire un documento che per la legge deve restare conservato per l'intero periodo di accertamento fiscale — di norma cinque anni dalla dichiarazione di riferimento, che possono diventare sette in caso di omessa dichiarazione.
Cosa controllare adesso
Se sei forfettario e usi un software di fatturazione (anche quello gratuito dell'Agenzia delle Entrate, o servizi come Fatture in Cloud, Aruba, Fic), la domanda da farti è una sola: quel servizio include la conservazione sostitutiva, o fa solo emissione e invio? Molti dei servizi gratuiti si fermano alla trasmissione allo SDI e lasciano la conservazione a parte, spesso come opzione a pagamento che nessuno attiva perché nessuno gliel'ha spiegato.
Tre cose da verificare in dieci minuti:
- Apri il tuo software di fatturazione e cerca la voce "conservazione" o "conservazione sostitutiva": se non c'è, non stai conservando a norma, qualsiasi cosa tu creda.
- Controlla se hai attivato la conservazione automatica sul cassetto fiscale (l'Agenzia delle Entrate la offre gratis, ma va attivata esplicitamente, non è automatica di default).
- Se hai un commercialista che gestisce la fatturazione per te, chiedigli per iscritto conferma che le fatture 2024 e 2025 sono in conservazione: è una domanda che ha il diritto-dovere di saper rispondere in un minuto.
Se la scadenza di gennaio ti è sfuggita
Non è la fine del mondo, ma non è nemmeno il caso di far finta di niente. La conservazione tardiva delle fatture 2024 si può ancora regolarizzare: l'importante è farlo prima di un eventuale controllo, non dopo. Attivare la conservazione sul cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate è gratuito e richiede pochi minuti; se preferisci un servizio esterno, i costi per un forfettario con basso volume di fatture sono in genere di poche decine di euro l'anno.
Quando non ti serve cambiare niente
Se emetti fatture con un software che include già la conservazione sostitutiva nel canone (molti dei servizi a pagamento più diffusi lo fanno) o se hai attivato quella gratuita dell'Agenzia delle Entrate, sei a posto: non serve comprare altro, non serve un gestionale più complesso, non serve chiamare nessuno. Il problema riguarda solo chi non ha mai verificato la casella, ed è più gente di quanto pensi — perché nessuno te lo segnala finché non arriva un controllo.