Sì: ogni collaboratore che affitta la poltrona ha bisogno di un'agenda sua, separata dalla tua, e di una sola vista d'insieme per te, che gestisci il salone. Vuol dire un calendario per persona, orari e servizi propri, e clienti che prenotano da chi vogliono. Tu vedi chi occupa quale postazione, non i loro incassi.
Il problema nasce quasi sempre così: arriva una collaboratrice con la sua clientela, vi mettete d'accordo a voce, e le prenotazioni di tutti finiscono nella stessa agenda di carta o nello stesso gruppo WhatsApp. Dopo due mesi nessuno sa più di chi è l'appuntamento delle 15, e qualcuno ha prenotato la stessa poltrona due volte.
Perché non basta un'agenda unica
Chi prende in affitto la poltrona non è una tua dipendente. Per la prassi ministeriale (circolare MiSE n. 16361 del 31 gennaio 2014, che richiama l'art. 2, comma 6, della legge 174/2005 sull'acconciatura) e per le linee guida di diverse Regioni, è un'impresa a sé, con la sua partita IVA e la sua qualifica professionale, che lavora nel tuo locale con un contratto scritto. Le linee guida regionali, come quelle del Piemonte, chiedono anche di registrare il contratto all'Agenzia delle Entrate. Le regole di dettaglio cambiano da Regione a Regione, quindi controlla con la tua associazione di categoria o con il SUAP del Comune.
Questo ha una conseguenza pratica sull'agenda. I clienti di chi affitta sono suoi, i suoi incassi sono suoi, i suoi orari li decide lei. Se tutto sta in un unico calendario, prima o poi succede una di queste tre cose:
- tu vedi gli appuntamenti e gli importi di una persona che non lavora per te;
- lei vede i tuoi, e le tue clienti;
- quando se ne va, la sua clientela è mescolata alla tua e nessuno sa a chi spetta cosa.
Sui dati dei clienti: se la collaboratrice è un'impresa autonoma, di norma è titolare dei dati della propria clientela. Per come tenerli separati in modo corretto, chiedi al tuo consulente privacy, non fidarti di un articolo di blog.
Cosa deve avere un'agenda per più postazioni
| Cosa serve | Perché |
|---|
| Un calendario per ogni persona | Ognuna ha orari, pause e giorni liberi suoi |
| Le postazioni come risorsa | Due persone non possono usare la stessa poltrona o la stessa cabina alla stessa ora |
| Permessi diversi | Tu vedi chi occupa cosa; lei vede solo i suoi clienti e i suoi incassi |
| Servizi e durate per persona | Una piega dura 40 minuti per una, 60 per l'altra |
| Link di prenotazione personale | Lei lo manda ai suoi clienti, e le prenotazioni finiscono nel suo calendario |
La riga più dimenticata è la seconda. Con tre persone e due poltrone di lavaggio, il vincolo non è la persona: è la postazione. Un'agenda che controlla solo gli orari delle persone ti lascia con due clienti sedute davanti allo stesso lavatesta.
Quando basta quello che hai già
Se in salone siete in due e una delle due affitta la poltrona un giorno a settimana, due calendari Google separati condivisi con il solo "libero/occupato" funzionano benissimo, e non ti serve niente di più. Spendere in un sistema per tre appuntamenti a settimana è uno spreco.
Comincia a servire qualcosa di più quando le persone sono tre o più, quando le postazioni sono meno delle persone, o quando le clienti prenotano da sole fuori orario. Il passaggio non è più "una app o no": è se riesci ancora a tenere l'agenda dei tuoi clienti separata da quella degli altri senza controllarla a mano ogni sera. Su come impostare durate e turni di più operatori c'è questo articolo, e per evitare i conflitti quando i clienti scrivono da più canali questo.
Prima di tutto, scrivilo nel contratto
Qualunque strumento scegli, decidi prima tre cose e mettile per iscritto: chi gestisce le prenotazioni (lei da sola o anche tu), cosa succede ai suoi appuntamenti futuri se il contratto finisce, e di chi è l'elenco dei clienti. Sono accordi tra voi, non impostazioni di un programma. Il software li rende visibili, non li sostituisce.
Se vuoi vedere come si imposta un'agenda con più postazioni e calendari separati, puoi scriverci su WhatsApp dal box qui sopra: ti facciamo vedere l'app di prenotazione sul tuo caso.
Domande frequenti
Chi affitta la poltrona deve avere la partita IVA?
Di norma sì: secondo le indicazioni ministeriali e regionali è un'impresa autonoma, con la propria partita IVA e la qualifica professionale richiesta dalla legge. Verifica i requisiti della tua Regione.
Le clienti di chi affitta la poltrona sono anche mie?
Di solito no: sono clienti della collaboratrice, che lavora per conto suo. Per questo conviene tenere agenda e rubrica separate, e stabilire per iscritto cosa succede quando il rapporto finisce.
Posso vedere gli incassi di chi affitta la poltrona?
Non dovresti, e in un'agenda ben impostata non li vedi: tu controlli l'occupazione delle postazioni, lei i suoi appuntamenti e i suoi incassi.
Bastano due calendari Google gratuiti?
Sì, se siete pochi e le postazioni sono sufficienti. Diventa scomodo quando c'è da gestire una postazione condivisa o quando le clienti prenotano da sole.