Un centralino AI che unisce telefono, email e WhatsApp in un solo posto parte da circa 200-800 euro al mese per le versioni pronte all'uso, e sale a 3.000-15.000 euro una tantum più canone se lo vuoi integrato col tuo gestionale (stima ricavata da listini di settore pubblicati nel 2026, fonte Agenda Digitale e Itria). Per molte PMI, però, basta molto meno.
Lo scenario tipico: hai un numero fisso che squilla mentre sei al telefono con un altro cliente, una casella email che si riempie e un WhatsApp Business dove rispondi la sera con calma. Tre canali, tre ritmi diversi, e nessuno che li mette insieme.
| Livello | Cosa include | Costo indicativo |
|---|
| Linea AI base | Risposta e smistamento chiamate | da 25€/mese |
| SaaS con moduli AI | Telefono + WhatsApp + email, pronto all'uso | 200-800€/mese |
| Semi-custom | Integrato col gestionale interno | 3.000-15.000€ una tantum + canone |
C'è anche un costo a consumo che spesso non compare nel prezzo del pacchetto: i messaggi WhatsApp Business tramite API costano da 0,005 a 0,08 euro l'uno, a seconda del tipo di messaggio. Su volumi alti si sente.
Quando non conviene: se in azienda siete meno di 10 persone e le chiamate che arrivano fuori orario si contano su una mano, il centralino omnicanale è un costo che non si ripaga in tempi ragionevoli. In quel caso bastano risposte automatiche su WhatsApp e una casella email organizzata con le etichette giuste.
Quando invece comincia a valere la spesa: quando più persone in azienda perdono tempo a passarsi le chiamate, o quando un cliente scrive su WhatsApp una domanda a cui ha già risposto per email il giorno prima, e nessuno se ne accorge perché i due canali non si parlano. Anche un assistente vocale AI al telefono da solo, senza unire gli altri canali, in certi casi basta e costa molto meno di una soluzione omnicanale completa.
Se vuoi sapere quante ore vi costa oggi gestire telefono, email e WhatsApp separati, il calcolatore te lo dice in due minuti.
Domande frequenti
Un centralino AI risponde davvero come una persona?
Per domande semplici e ricorrenti (orari, indirizzo, disponibilità) sì, quasi sempre bene. Su richieste complesse o su clienti arrabbiati, passa la chiamata a una persona: è quello il punto in cui un centralino AI mal configurato fa più danno che bene.
Serve cambiare numero di telefono per attivarlo?
No, quasi tutte le soluzioni funzionano sul numero che hai già, sia fisso che mobile.
Quanto tempo serve per metterlo in funzione?
Le versioni SaaS pronte all'uso si attivano in pochi giorni. Le versioni integrate col gestionale richiedono settimane, perché vanno collegate ai tuoi dati.
Cosa succede ai dati dei clienti che passano dal centralino AI?
Restano nel sistema che hai scelto, secondo le condizioni del fornitore: prima di firmare, verifica dove sono ospitati i server e per quanto tempo vengono conservate le conversazioni.