Sì, puoi chiedere una caparra per le prenotazioni, purché la dici prima di confermare l'appuntamento. Per un taglio o una piega bastano 5-10 euro: abbastanza per far pensare due volte a chi non è sicuro, troppo poco per spaventare chi viene davvero. Se il cliente disdice in tempo, la caparra torna indietro o si scala dal conto.
Il problema lo conosci: la poltrona vuota alle 11, il cliente che non risponde, la mezz'ora persa a scrivere "ci sei?". Facciamo un conto da stima, con numeri tuoi da sostituire: se un servizio vale 25 euro e ti saltano due appuntamenti a settimana, sono 50 euro a settimana, circa 200 al mese, per clienti che non hanno nemmeno avvisato. Ne abbiamo parlato anche in quanto costano davvero i clienti che non si presentano.
Cosa dice la legge, in due righe
Il Codice civile (art. 1385) distingue la caparra confirmatoria: chi la versa, se poi non si presenta, la perde; chi la riceve, se è lui a mancare all'impegno, deve restituirla doppia. Vale per entrambi, ed è bene saperlo: se tu annulli un appuntamento per un tuo problema, il cliente può chiederti indietro il doppio. Per cifre piccole nessuno fa causa, ma la regola va detta con chiarezza, e vale in tutti e due i sensi.
Questa non è una consulenza legale: se vuoi fissare cifre alte (trattamenti lunghi, tatuaggi grandi), fai scrivere le condizioni da un commercialista o da un avvocato.
Tre modi di farlo, a confronto
| Modo | Come funziona | Pro | Contro |
|---|
| Bonifico o Satispay a mano | Il cliente ti manda 5-10 euro e tu confermi | Costo zero o quasi | Devi controllare tu chi ha pagato, e inseguire chi dimentica |
| Link di pagamento | Mandi un link su WhatsApp, il cliente paga con la carta | Veloce, resta traccia | Le commissioni si mangiano una parte, e il link lo generi tu ogni volta |
| Pagamento dentro la prenotazione | Il cliente prenota e paga la caparra nello stesso passaggio | Non devi toccare niente, l'orario si blocca solo se ha pagato | Richiede uno strumento di prenotazione collegato a un sistema di pagamento |
Sulle commissioni: il listino pubblico di Stripe per l'Italia indica 1,5% + 0,25 euro per le carte europee standard. Su una caparra da 10 euro sono circa 40 centesimi, su una da 20 circa 55. Non è niente, ma non è nemmeno zero: tienine conto quando scegli la cifra.
Quando la caparra non conviene
- Hai pochi no-show. Se salta un appuntamento al mese, un promemoria il giorno prima costa meno e disturba meno. Leggi promemoria con WhatsApp, SMS o email prima di aggiungere altro.
- Lavori su passaparola e clientela fissa. Chiedere dieci euro a chi viene da otto anni può suonare come un sospetto. Meglio una regola per i nuovi clienti.
- I servizi costano poco. Se un appuntamento vale 12 euro, una caparra da 10 è sproporzionata.
Come dirlo ai clienti senza fare gelare l'atmosfera
Dillo come una regola uguale per tutti, non come un sospetto. Una frase che funziona: "Per bloccare l'orario chiedo 10 euro, che tolgo dal conto. Se devi spostare, basta avvisarmi entro il giorno prima e te li rendo." Scrivila dove la gente prenota: nel messaggio WhatsApp di conferma, nel profilo Instagram, su un cartello vicino alla cassa. Decidi prima entro quando si può disdire (per esempio il giorno prima) e applicalo sempre, anche con la cliente simpatica. Una regola che salta una volta non è più una regola.
Se vuoi che la caparra si paghi da sola al momento della prenotazione, senza inseguire nessuno su WhatsApp, è una cosa che si può costruire dentro l'app di prenotazione. Ma comincia con la versione più semplice: se già così i buchi calano, non ti serve altro.
Domande frequenti
Posso tenere la caparra se il cliente disdice all'ultimo?
Se gli hai comunicato la regola prima di confermare e lui l'ha accettata, di norma sì. Per cifre alte conviene scrivere le condizioni e farle accettare per iscritto.
Devo restituire la caparra se annullo io?
Secondo l'art. 1385 del Codice civile, se manca all'impegno chi l'ha ricevuta, il cliente può chiedere il doppio. Con cifre piccole conviene restituirla subito e scusarsi.
Caparra e acconto sono la stessa cosa?
No. L'acconto è un pezzo del prezzo pagato in anticipo e va restituito se il servizio non si fa. La caparra serve anche a coprire il danno se uno dei due manca. Nel salone spesso si usano le due parole come se fossero la stessa, ma conviene scegliere una e dirlo chiaro.
Quanto devo chiedere?
Una quota piccola del servizio: per un taglio 5-10 euro, per un trattamento lungo di più. Parti bassa e alzala solo se i buchi non calano.