Marco ha un'officina di carpenteria metallica vicino a Bergamo. Quando un cliente chiede un preventivo per un cancello su misura, Marco ci mette in media 35 minuti: riprende le misure scritte a mano su un foglio, apre Excel, controlla il prezzo del ferro di questa settimana (cambia ogni mese, a volte ogni settimana), aggiunge la manodopera a occhio in base a quanto è complicato il disegno, scrive un'email con allegato un PDF fatto a mano. Se il cliente non risponde entro tre giorni, il richiamo se lo dimentica quasi sempre.
Cinque preventivi al giorno, 35 minuti l'uno, sono quasi 3 ore. In un mese lavorativo, oltre 60 ore. Un mese di lavoro di una persona, spesa a copiare numeri da un posto all'altro.
Cosa significa davvero automatizzare un preventivo
Non è un bottone magico che scrive il documento da solo. Sono tre pezzi separati, e puoi costruirli anche uno alla volta:
1. Il listino che si aggiorna da solo
Se i tuoi costi variano (materiali, carburante, materie prime), il primo pezzo utile è collegare il prezzo che usi nel preventivo a una fonte che si aggiorna: un foglio condiviso alimentato dal fornitore, o - se il fornitore ha un sito con i prezzi - uno script che li legge una volta al giorno. Costo: 500-1.500 €, una tantum.
2. Il calcolo
Qui la domanda chiave è: quanto del preventivo è regola e quanto è giudizio? Se il prezzo dipende da metri quadri, tipo di materiale, ore stimate secondo una tabella, è una regola: si automatizza bene. Se invece ogni pezzo è un caso a sé - un architetto che valuta un intervento mai fatto prima, un restauro con imprevisti - non stai automatizzando un calcolo, stai automatizzando un'opinione. Non si può, e chi te lo vende sta vendendo aria.
3. L'invio e il promemoria
La parte più facile e più sottovalutata: generare il PDF, mandarlo, e - se il cliente non risponde in 3 giorni - mandare un promemoria automatico. Da solo, questo pezzo recupera in media il 15-20% di preventivi che altrimenti finiscono dimenticati in un cassetto digitale. Costo: 300-800 €.
Quanto costa, in pratica
| Livello | Cosa include | Costo | Tempo risparmiato |
|---|---|---|---|
| Base | Template automatico + invio + promemoria | 800 - 2.000 € | 10-15 minuti a preventivo |
| Intermedio | Base + calcolo su regole + listino aggiornato | 3.000 - 8.000 € | 25-30 minuti a preventivo |
| Avanzato | Intermedio + integrazione con gestionale/CRM | 8.000 - 20.000 € | quasi tutto, resta solo la verifica finale |
Per Marco, che fa 5 preventivi al giorno con un calcolo abbastanza standard (metri di ferro, tipo di lavorazione, manodopera a tabella), il livello intermedio si ripaga da solo in 5-6 mesi, considerando che il suo tempo vale circa 25 €/ora.