Giulia ha un negozio di arredamento a Bari, tre dipendenti e circa 900 contatti raccolti in tre anni tra clienti e curiosi passati in negozio. Ogni tanto manda una email a tutti: "nuova collezione", "saldi". La scrive una domenica sera, la manda da Gmail in copia nascosta a 50 indirizzi per volta perché di più non si può. Le risposte automatiche a chi ha comprato, i promemoria per chi ha abbandonato un preventivo, il messaggio di compleanno: non li manda nessuno, perché nessuno ha tempo di pensarci ogni giorno.
Questo è esattamente il lavoro che un tool di email marketing fa da solo, una volta impostato. La domanda non è se automatizzare, ma quanto ti serve spendere per farlo bene.
Cosa puoi automatizzare senza spendere quasi niente
Con Brevo, Mailchimp o simili, sotto i 100 euro al mese (spesso sotto i 30) puoi impostare in un pomeriggio:
- Un'email di benvenuto a chi si iscrive o compra la prima volta
- Un promemoria dopo 3-4 giorni a chi ha chiesto un preventivo e non ha risposto
- Un messaggio di compleanno o di "non ti vediamo da un po'" a chi non torna da mesi
- Una newsletter mensile mandata a segmenti (chi ha comprato, chi solo guardato)
Brevo, per dire, è gratis fino a 300 email al giorno e passa a circa 25-30 euro al mese sopra quella soglia con automazioni comprese. Mailchimp costa un po' più caro (da 20 euro al mese in su, e sale in fretta con il numero di contatti) ma ha modelli già pronti che riducono il tempo di setup. Per un'azienda come quella di Giulia, con meno di 2.000 contatti, questa fascia basta e avanza.
Quando 100 euro al mese non bastano più
Il salto di prezzo e di complessità arriva quando l'email non deve solo "partire da sola", ma deve sapere cose che stanno nel tuo gestionale: che un cliente ha appena ritirato l'ordine, che una fattura è scaduta, che un pezzo è tornato disponibile. A quel punto lo strumento di email marketing deve parlare col gestionale, e questo non lo fa da solo: serve un'integrazione, quasi sempre via API, costruita su misura.
Un lavoro così, fatto da un freelancer o da un'agenzia piccola, va di solito da 1.500 a 5.000 euro una tantum, a seconda di quanti dati deve scambiare e di quanto è vecchio (o chiuso) il gestionale che deve collegare. Ci va aggiunta una manutenzione minima, perché ogni aggiornamento del gestionale rischia di rompere il collegamento: conta altre 200-400 euro l'anno, non di più se il lavoro è fatto bene.
| Situazione | Cosa basta | Costo indicativo |
|---|---|---|
| Meno di 2.000 contatti, email semplici (benvenuto, promemoria, newsletter) | Brevo o Mailchimp, configurazione fai-da-te | 0-30 €/mese |
| Più contatti, segmentazioni fini, automazioni multiple | Piano a pagamento con più regole | 30-100 €/mese |
| L'email deve reagire a eventi del gestionale (ordine, fattura, scadenza) | Integrazione su misura + strumento email | 1.500-5.000 € una tantum + manutenzione |