Marco ha un magazzino di ricambi auto alle porte di Salerno: dodicimila codici diversi, tre furgoni che escono ogni mattina con gli ordini del giorno prima, un dipendente che passa un'ora a incrociare a mano cosa è uscito con cosa è rimasto sullo scaffale. Ha chiesto un preventivo per un'app su misura e gli hanno risposto 18.000€. Poi ha scoperto che un gestionale pronto con modulo magazzino ne costava 900€ l'anno. La domanda che si è fatto è la stessa che si fanno in tanti: perché qualcuno dovrebbe spendere venti volte tanto?
Cosa fa già un gestionale pronto
I gestionali pronti per magazzino (Danea, Fatture in Cloud con modulo magazzino, TeamSystem, Zucchetti nelle versioni base) coprono ormai bene i casi standard: carico e scarico articoli, giacenze in tempo reale, ordini a fornitori quando una scorta scende sotto soglia, documenti di trasporto. Per la maggior parte delle PMI è già sufficiente, e costa una frazione di uno sviluppo su misura.
Quando il gestionale pronto non basta più
Il problema nasce quando il tuo modo di lavorare non entra negli schemi che il gestionale ha previsto. I casi più frequenti:
- Tracciamento per lotto o numero di serie, obbligatorio in settori come alimentare, farmaceutico o componentistica, che i gestionali base gestiscono male o non gestiscono affatto
- Uso di lettori di codici a barre o RFID direttamente da un'app su tablet o palmare, con conferma di carico/scarico in tempo reale mentre il magazziniere si muove tra gli scaffali
- Regole di prelievo particolari: per Marco, ad esempio, un pezzo compatibile con più modelli di auto va scalato da un codice ma proposto sotto nomi diversi ai clienti — nessun gestionale pronto lo fa in automatico
- Integrazione diretta con un sito o un e-commerce che deve mostrare le giacenze reali, non aggiornate a mano una volta al giorno
In questi casi il gestionale pronto lo pieghi con fogli Excel paralleli, e il rischio è tornare al problema di partenza: dati sparsi, nessuno che si fida davvero dei numeri.