Giulia gestisce un magazzino di ricambi auto a Bari. Tre persone, quattromila articoli a catalogo, e un sistema che sulla carta funziona: un quaderno per i carichi, un foglio Excel condiviso su WhatsApp per gli scarichi, e la memoria di chi lavora lì da anni per sapere dove sta davvero un pezzo quando lExcel dice una cosa e lo scaffale unaltra.
La domanda che si è fatta — giustamente — è se le serva unapp su misura per il magazzino. La risposta breve: quasi mai, allinizio. E vale la pena spiegare perché, prima di spendere.
Cosa fa un gestionale già pronto
La maggior parte dei gestionali con modulo magazzino — quelli che costano 50–150€ al mese — fanno già queste cose: carico e scarico, giacenze in tempo reale, alert sotto scorta, lettura barcode con uno scanner economico, report di rotazione. Se il tuo problema è "non sappiamo mai quanto abbiamo davvero", questo lo risolve. Punto. Non serve altro.
Quando invece un gestionale pronto non basta
Ci sono situazioni in cui il software pronto ti fa lavorare storto, non dritto:
- Hai più magazzini fisici e serve vedere lo spostamento tra uno e laltro in tempo reale, non a fine giornata
- Il tuo flusso non è "carico/scarico" ma qualcosa di specifico del tuo settore — lotti con scadenza, numeri di serie da tracciare uno per uno, kit che si montano da pezzi sciolti
- Devi collegare il magazzino a un e-commerce o a un gestionale di fatturazione che già usi, e nessun prodotto pronto parla con entrambi
- Hai già provato due o tre gestionali pronti e in tutti ti sei trovata comunque a tenere un foglio Excel a fianco per la parte che non coprivano
Se ti riconosci in uno di questi punti, allora unapp su misura ha senso: costa di più allinizio — parliamo di 5.000–20.000€ per un progetto di questo tipo, secondo quanto è complesso — ma ti evita di pagare un canone per sempre per un software che comunque non ti basta.
Il test prima di decidere
Prova un gestionale pronto per due mesi veri, con i dati veri, non con una demo. Se dopo due mesi il problema è ancora lì, sai esattamente cosa chiedere a chi ti costruisce qualcosa su misura — e non stai pagando per indovinare.
Quattromila articoli e tre persone, come Giulia, di solito stanno benissimo in un gestionale pronto da 80€ al mese. Unapp su misura, in quel caso, sarebbe soldi buttati.